Kratak odgovor: Mentalna mapa pomaže u poslu kada treba da vidite celinu pre detalja: pri planiranju projekta, brainstormingu, beleženju sastanka, analizi problema ili planiranju nedelje. Cilj ili tema je u centru, a grane su faze, zadaci, ljudi, rizici ili pitanja. Mapa je odličan početak, ali zadatke sa rokovima i odgovornim osobama posle prebacite u alat za zadatke ili kalendar.
U ovom tekstu je šest primena mentalnih mapa u poslu, primer mape za projekat, način da od mape dođete do plana akcije, izbor alata i najčešće greške. Osnove pravljenja mapa opisane su u vodiču Mape uma: kako se prave i kako ih koristiti za učenje.
Zašto mentalne mape pomažu u organizaciji posla?
Radna memorija može istovremeno da drži samo nekoliko celina informacija, prema savremenim procenama oko četiri (Cowan, 2001). Projekat sa desetinama zadataka, ljudi i rokova ne može da stane u glavu odjednom. Mentalna mapa ga „iznosi” na papir ili ekran, pa vidite celinu, veze i praznine, a glavu oslobađate za razmišljanje.
Većina istraživanja o mapama rađena je u obrazovanju, gde je rad sa mapama povezan sa boljim razumevanjem i pamćenjem (Nesbit i Adesope, 2006). U poslovnom okruženju korist je pre svega praktična: brže planiranje, preglednije beleške i lakša komunikacija u timu.
Za šta se mentalne mape koriste u poslu?
1. Planiranje projekta
Cilj projekta upišite u centar. Glavne grane mogu biti: rezultati, faze, ljudi, resursi, rizici i rokovi. Iz svake faze granajte konkretne zadatke. Na jednom listu tako vidite ceo projekat i lako uočite šta nedostaje, na primer fazu bez odgovorne osobe ili rizik bez plana.
2. Brainstorming i nove ideje
Tema ili problem ide u centar, a svaka ideja postaje nova grana. U prvoj fazi ne ocenjujete ideje, samo ih beležite. Zatim srodne ideje grupišete u veće grane. Istraživanja pokazuju da grupe koje ideje smišljaju zajedno i naglas često daju manje ideja nego isti broj ljudi koji razmišlja pojedinačno (Diehl i Stroebe, 1987). Zato je dobro da prvo svako sam napravi svoju mapu, a da ih tim zatim spoji u zajedničku.
3. Beleške sa sastanka
Naziv sastanka u centru, tačke dnevnog reda kao glavne grane, a zaključci i otvorena pitanja kao podgrane. Obavezno dodajte dve posebne grane: „Odluke” i „Ko, šta, do kada”. Tako se odmah posle sastanka vidi šta je dogovoreno.
4. Rešavanje problema
Problem upišite u centar, na primer „Pad prodaje u trećem kvartalu”. Grane su simptomi, mogući uzroci (ljudi, procesi, alati, tržište), podaci koje imate i podaci koji nedostaju, i moguća rešenja. Mapa pomaže da ne skočite na prvo rešenje pre nego što sagledate uzroke.
5. Plan nedelje i prioriteti
U centar stavite nedelju, a grane su vaše uloge ili projekti. Uz svaki zadatak označite prioritet (na primer 1, 2 ili 3) i procenu vremena. Na kraju u kalendar prvo upišite zadatke sa prioritetom 1.
6. Priprema prezentacije ili izveštaja
Poruka koju želite da prenesete ide u centar, a glavne grane su delovi izlaganja. Kada je struktura jasna na mapi, pisanje slajdova ili teksta ide mnogo brže.
Kako izgleda primer mentalne mape za projekat?
Primer za manji projekat, prikazan kao spisak grana:
- Nova usluga na sajtu do 1. decembra (centar)
- Rezultati: stranica usluge; cenovnik; forma za prijavu; objava na mrežama
- Faze: sadržaj (tekstovi i slike); izrada stranice; testiranje; objava
- Ljudi: Ana (tekstovi); Marko (sajt); Ivana (mreže i odobrenje)
- Rizici: kašnjenje fotografija; odobrenje cene; opterećenje tima u novembru
- Rokovi: tekstovi do 1. novembra; stranica do 15. novembra; testiranje do 25. novembra
Strelicom povežite rizik „kašnjenje fotografija” sa fazom „sadržaj”, a rizik „opterećenje tima” sa granom „Ljudi”, da se vidi na šta utiču.
Kako od mentalne mape doći do plana akcije?
- Svaka krajnja grana je kandidat za zadatak. Proverite da li je dovoljno konkretna da neko može da je uradi. Ako nije, podelite je dalje.
- Svakom zadatku dodelite odgovornu osobu i rok. Bez toga mapa ostaje lepa ideja.
- Prebacite zadatke u alat koji tim već koristi. To može biti aplikacija za projekte i zadatke, zajednički kalendar ili tabela. Mnoge aplikacije za mape imaju izvoz u listu zadataka.
- Mapu čuvajte kao pregled. Vratite joj se na početku svake faze da proverite da li se nešto promenilo.
Papir, tabla ili aplikacija?
| Alat | Prednosti | Kada ga koristiti |
|---|---|---|
| Papir | Najbrži, bez ometanja | Lično planiranje, prve skice, plan nedelje |
| Tabla ili flipčart | Ceo tim vidi i dopisuje uživo | Brainstorming i planiranje na sastanku |
| Aplikacija (XMind, MindMeister, Miro i slične) | Lako menjanje, deljenje, izvoz u zadatke | Timski projekti, rad na daljinu, mape koje se ažuriraju |
Koje su najčešće greške?
- Mapa postane cilj. Sat vremena ulepšavanja mape nije planiranje. Mapa treba da bude dovoljno dobra da pokaže strukturu.
- Previše detalja na jednoj mapi. Za velike projekte napravite glavnu mapu i posebne mape za pojedine faze.
- Mešanje nivoa. Ciljevi, faze i pojedinačni zadaci ne treba da budu na istom nivou grana. Cilj je u centru, faze na glavnim granama, zadaci na podgranama.
- Nema odgovornih i rokova. Mapa bez „ko” i „do kada” ne pokreće posao.
- Mapa se ne ažurira. Projekat se menja, pa i mapa treba da se menja. U suprotnom postaje zastarela slika.
Kako se ova veština može razviti u timu?
Centar za razvoj potencijala iz Beograda organizuje kompanijske edukacije iz oblasti upravljanja vremenom, donošenja odluka i programiranja ciljeva. Edukacije se održavaju u prostorijama kompanije, u Centru na adresi Bulevar Mihajla Pupina 10A, Novi Beograd, ili na drugoj dogovorenoj lokaciji. Za pojedince, organizacija informacija, sastanaka, obuka i prezentacija uz mentalne mape deo je Programa efikasnog učenja za studente i odrasle.
Česta pitanja
Da li je bolja mentalna mapa ili lista zadataka?
One se dopunjuju. Mapa je bolja za pregled i planiranje, kada još ne znate sve delove posla. Lista zadataka je bolja za svakodnevno izvršavanje i praćenje rokova. Najbolje je početi mapom, pa preći na listu.
Da li mentalne mape rade za timski rad?
Da, posebno za brainstorming i planiranje. Najbolje rezultate daje kombinacija: prvo svako sam napravi svoju mapu, pa ih tim zajedno spoji na tabli ili u aplikaciji.
Koju aplikaciju za mentalne mape izabrati?
Za pojedince su dovoljne jednostavne aplikacije za mape. Za timove izaberite alat koji omogućava zajednički rad i izvoz zadataka u sistem koji već koristite za projekte. Važnije od alata je da ga ceo tim zaista koristi.
Koliko vremena treba za mapu projekta?
Za manji projekat prva verzija obično nastaje za 20 do 30 minuta. To vreme se vraća, jer kasnije ređe otkrivate zaboravljene zadatke usred posla.
Da li su mentalne mape za svaku vrstu posla?
Najviše pomažu u poslovima sa mnogo povezanih delova: projekti, planiranje, analiza, obuke, prodaja i marketing. Za rutinske zadatke sa jasnim koracima dovoljna je obična lista ili procedura.
Izvori
- Cowan, N. (2001). The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity. Behavioral and Brain Sciences, 24(1).
- Diehl, M., Stroebe, W. (1987). Productivity loss in brainstorming groups: Toward the solution of a riddle. Journal of Personality and Social Psychology, 53(3).
- Nesbit, J. C., Adesope, O. O. (2006). Learning With Concept and Knowledge Maps: A Meta-Analysis. Review of Educational Research, 76(3). ERIC
O autoru: Miloš Pešić je osnivač Centra za razvoj potencijala iz Beograda i autor programa Brzo čitanje, Tehnike pamćenja i Program efikasnog učenja. Kroz praktične kurseve, radionice i kompanijske edukacije radi sa pojedincima i timovima na tome kako da uče, planiraju i rade efikasnije. Više o Centru i timu.