Kratak odgovor: Eisenhower matrica deli zadatke po dva pitanja: da li je hitno i da li je važno. Hitno i važno se radi odmah, važno a nehitno se zakazuje u kalendaru, hitno a nevažno se delegira ili skraćuje, a ono što nije ni hitno ni važno se izbacuje. Najveća vrednost matrice je u drugom kvadrantu: planiranje, razvoj, odnosi i prevencija problema. To su poslovi koji ne viču, pa ih stalno potiskuju hitni zadaci, iako ljudi hitnost precenjuju čak i kada je važnost manja.
Kada je lista obaveza duga, problem retko nije u tome što ne znamo šta treba uraditi. Problem je što ne znamo šta prvo. Eisenhower matrica, ili Ajzenhauerova matrica, jednostavan je alat koji pomaže da se zadaci razdvoje po hitnosti i važnosti i da se vreme da onome što zaista donosi rezultate.
Šta je Eisenhower matrica?
Matrica je dobila ime po Dvajtu Ajzenhaueru, američkom generalu i predsedniku, kome se pripisuje misao da ono što je hitno retko je važno, a ono što je važno retko je hitno. Kao alat za upravljanje vremenom popularizovao ju je Stiven Kovi u knjizi „7 navika uspešnih ljudi” (1989). Zadaci se razvrstavaju u četiri kvadranta:
| Hitno | Nije hitno | |
|---|---|---|
| Važno | 1. Uradi odmah. Krize, rokovi danas, problemi koji blokiraju druge. | 2. Zakaži. Planiranje, razvoj, učenje, odnosi, prevencija problema. |
| Nije važno | 3. Delegiraj ili skrati. Mnogi pozivi, mejlovi i sastanci koji su tuđi prioritet. | 4. Izbaci. Besciljno skrolovanje, zadaci koji više nikome ne trebaju. |
Kako razlikovati hitno od važnog?
Hitno je ono što traži reakciju sada: ima rok danas ili neko čeka odgovor. Važno je ono što vodi ka vašim ciljevima i ima posledice na duže staze. Korisno pitanje je: „Šta će se desiti ako ovo ne uradim ove nedelje?” Ako je odgovor „ništa bitno”, zadatak nije važan, koliko god delovao hitno.
Ovo razlikovanje je teže nego što izgleda. U nizu eksperimenata ljudi su birali hitne zadatke sa kraćim rokom čak i kada je drugi zadatak nosio veću nagradu, samo zato što je rok bio blizu. Autori su to nazvali efekat puke hitnosti (Zhu, Yang i Hsee, 2018). Matrica pomaže upravo zato što nas tera da važnost procenimo odvojeno od roka.
Primer: kako izgleda jedna radna nedelja razvrstana po matrici
Zamislite vlasnika male firme sa ovom listom za ponedeljak ujutru:
- Ponuda klijentu sa rokom u utorak → 1. kvadrant, radi se danas.
- Kvar na serveru zbog kojeg tim ne može da radi → 1. kvadrant, odmah.
- Plan zapošljavanja za sledeći kvartal → 2. kvadrant, zakazati dva sata u sredu.
- Razgovor sa saradnikom koji deluje nemotivisano → 2. kvadrant, zakazati za četvrtak.
- Trideset nepročitanih mejlova sa pitanjima na koja može da odgovori kolega → 3. kvadrant, delegirati, pa odgovarati u dva fiksna termina dnevno.
- Sastanak bez dnevnog reda koji je zakazao dobavljač → 3. kvadrant, skratiti na 15 minuta ili zameniti mejlom.
- Pregled društvenih mreža konkurencije „usput” → 4. kvadrant, izbaciti ili ograničiti na jedan termin mesečno.
Na kraju nedelje vredi pogledati koliko je vremena otišlo na svaki kvadrant. Ako drugi kvadrant nedeljama ostaje prazan, prvi će se stalno puniti, jer se nezakazano planiranje i prevencija kasnije vraćaju kao krize.
Najčešće greške u korišćenju matrice
- Sve je u prvom kvadrantu. To je znak da se hitnost meša sa važnošću ili da drugi kvadrant dugo nije dobijao vreme.
- Drugi kvadrant se ne zakazuje. Važni a nehitni poslovi ne dobijaju vreme sami od sebe. Moraju u kalendar, kao sastanak sa samim sobom.
- Delegiranje bez uputstva. Zadatak iz trećeg kvadranta koji se preda bez jasnog cilja i roka vraća se kao problem.
- Matrica se pravi jednom. Prioriteti se menjaju, pa matricu vredi ažurirati bar jednom nedeljno, uz nedeljni plan.
Kako da matrica postane navika?
Najlakše je vezati je za nedeljno planiranje: u petak ili ponedeljak ujutru izlistajte sve obaveze, razvrstajte ih u kvadrante, prvo u kalendar upišite drugi kvadrant, pa tek onda prvi. Dnevno je dovoljno nekoliko minuta da se proveri da li je nešto novo stiglo u prvi kvadrant. Kako se važan cilj pretvara u konkretan plan, pročitajte u tekstu SMART ciljevi. Kako se važan cilj pretvara u konkretan plan, pročitajte u tekstu SMART ciljevi. Ako odlažete baš zadatke iz drugog kvadranta, pomoći će tehnike iz teksta Prokrastinacija: zašto odlažemo obaveze i kako da prestanemo.
Trening Upravljanje vremenom u Centru za razvoj potencijala u Beogradu (Bulevar Mihajla Pupina 10A, Novi Beograd) je praktičan trening na kojem pravite sopstveni sistem planiranja: postavljate prioritete, uklanjate „kradljivce vremena”, koristite Eisenhower matricu, Kanban tablu i dnevne i nedeljne planove i savladavate prokrastinaciju. Trening se može održati i za tim u vašoj firmi, više na stranici Kompanijske edukacije.
Česta pitanja
Šta je Eisenhower matrica?
Alat za određivanje prioriteta koji zadatke deli u četiri kvadranta prema tome da li su hitni i da li su važni: uradi odmah, zakaži, delegiraj ili skrati, izbaci.
Koji kvadrant je najvažniji?
Drugi: važni zadaci koji nisu hitni, kao što su planiranje, razvoj, odnosi i prevencija problema. Oni najviše utiču na dugoročne rezultate, ali ih hitni zadaci stalno potiskuju.
Kako da znam da li je zadatak važan?
Zapitajte se šta će se desiti ako ga ne uradite ove nedelje i da li vodi ka vašim ciljevima. Ako posledica nema, zadatak nije važan, koliko god delovao hitno.
Da li Eisenhower matrica radi za timove?
Radi, ako tim zajedno definiše šta je važno za njegove ciljeve. Tada lakše odlučuje šta se radi odmah, šta se planira, a šta se odbija ili delegira.
Koliko često treba praviti matricu?
Najbolje jednom nedeljno, uz nedeljni plan, a dnevno samo kratko proveriti nove zadatke.
Izvori
- Zhu, M., Yang, Y., Hsee, C. K. (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research, 45(3). DOI
- Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. New York: Free Press.
O autoru: Miloš Pešić je osnivač Centra za razvoj potencijala iz Beograda i autor programa Brzo čitanje, Tehnike pamćenja i Program efikasnog učenja. Kroz praktične kurseve i radionice radi sa decom, studentima i odraslima na tome kako da uče i čitaju efikasnije. Više o Centru i timu.